Como criar réguas de relacionamento por WhatsApp em instituições de ensino

Se você trabalha com público há algum tempo sabe o quanto as interações vêm mudando. Enquanto o telefone era o principal canal de atendimento antigamente, hoje o WhatsApp ganhou essa posição. Mas muitos ainda não sabem como criar réguas de relacionamento eficientes nesse canal.

Afinal, hoje em dia, é quase impossível pensar em alguém que não use o app para se comunicar. Seja na hora de falar com amigos, resolver assuntos de trabalho ou mesmo comprar produtos.

Inegavelmente o WhatsApp se tornou um dos principais canais de comunicação, e não é só aqui no Brasil.

Esse fenômeno está ocorrendo no mundo todo, são mais de 2 bilhões de usuários globais, segundo a própria empresa.

Certamente, as instituições também sentem na pele a mudança de hábito dos consumidores com o uso do app.  

Por isso, neste texto, queremos falar com você, do ramo da educação, que precisa revolucionar seu atendimento via WhatsApp.

Neste texto, vamos falar sobre alguns pontos importantes na hora de criar réguas de relacionamento no app. Assim, você saberá:

• Benefícios do WhatsApp para instituições de ensino
• Possibilidades de réguas de relacionamento
• Cuidados na hora de usar o WhatsApp

Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre atendimento via WhatsApp

Benefícios do WhatsApp para instituições de ensino

Conforme falamos anteriormente, o WhatsApp é popular no mundo todo, só aqui no Brasil são 120 milhões de usuários.

Segundo o Grupo Croma, é o app mais usado entre os brasileiros – e isso só mostra a grande oportunidade que o mundo dos negócio tem a explorar.

Pensando nisso, queremos exemplificar os principais benefícios que sua instituição de ensino, seja voltado para o básico, fundamental, médio ou superior, tende a desfrutar usando o Whatapp para relacionamento.

Maior praticidade

É muito mais prático o relacionamento via WhatsApp, se comparado com outros canais como o telefone e o e-mail.

Afinal, com o grande uso de smartphones, principalmente dos aplicativos de mensagens, o usuário consegue responder onde estiver. Sem necessariamente ter que parar o que está fazendo o que facilita a vida.

Comodidade para o cliente

Seguindo a mesma linha da praticidade, o uso do aplicativo para o relacionamento com o seu cliente se torna mais cômodo para ele. Isso porque tem a opção de responder no melhor horário que lhe convir. Ao contrário, por exemplo, de uma ligação telefônica.

Personalização das réguas de relacionamento

Mais abaixo vamos falar sobre as possibilidades das réguas de relacionamento para sua instituição de ensino. Mas uma coisa podemos adiantar: nas interações por WhatsApp é possível personalizar as mensagens para cada tipo de público e finalidade. O que garante um relacionamento mais próximo e eficaz.

Baixo tempo de espera

Se o seu cliente entrar em contato por WhatsApp, a chance de não ser respondido rápido só depende do seu time de atendimento. Assim, ter uma equipe treinada e com tecnologias atreladas, o tempo de espera por um retorno é baixo ou quase inexistente – ao contrário de outros canais.

Automação do relacionamento

Para facilitar tanto o lado dos seus colaboradores quanto dos seus clientes, muitas tecnologias podem ser adotadas para agilizar o relacionamento digital. Por exemplo, com o uso de chatbots e Inteligência Artificial. Assim, muitas atividades podem ser automatizadas, diminuindo o tempo e otimizando o processo.

Neste artigo sobre atendimento digital em instituições de ensino falamos da importância em adotar o atendimento digital. Pois são diversos as opções, e é interessante saber quais deles seu negócio precisa estar.

Possibilidades de réguas de relacionamento

As réguas de relacionamento no WhatsApp servem para você planejar que tipo de mensagem quer enviar para determinado público e qual objetivo delas. Desta maneira, fica mais fácil criar relacionamentos personalizados e que façam sentido para aquele determinado segmento.

Mensagens ativas

No app você consegue enviar ativos, ou seja, mensagens que partem da sua instituição para grupos de pais, alunos ou funcionários com um determinado objetivo de uma só vez.

Consequentemente, você ganha tempo bem como todos os outros benefícios que uma comunicação por WhatsApp tem.

Vamos elencar algumas ações bem interessantes que podem ser feitas, para o público escolhido.

Funcionários:

• Envio de comunicados
• Agendamento de reuniões e cursos
• Realização de pesquisas
• Estratégias de comunicação interna

Pais e alunos:

• Avisos de cursos disponíveis
• Comunicados importantes
• Agendamento de atividades e reuniões
• Confirmações de pagamentos
• Lembretes
• Envio de conteúdos educativos
• Aviso de lançamento de notas no sistema
• Mudanças e novidades na instituição

Solicitação de mensagens

Outra forma de desenvolver réguas de relacionamento é nas mensagens recebidas por solicitação. Ou seja, quando partem de pais e alunos para instituição para o seu negócio. Veja alguns exemplos que podem ser feitos:

• Contato para dúvidas sobre matrículas, pagamentos e outros assuntos
• Solicitação de orçamentos e visitas à instituição de ensino
• Agendamento de reunião com a diretoria
• Envio da segunda via de boleto

Enfim, são diversas as maneiras de se relacionar com seus  públicos, seja ativamente ou recebendo solicitações. Aqui o importante é sempre pensar com quem está falando e qual o objetivo.

Cuidados na hora de usar o WhatsApp

Tem dois pontos bastante importantes na hora de usar o WhatsApp para se comunicar com seus clientes para não infringir regras da própria empresa. São eles:

Necessidade do Opt-in

A fim deê envie uma mensagem para alguém, ela precisa já ter entrado em contato com sua instituição ou você deve solicitar uma autorização caso não tiver tido uma interação antes. Isto é, faz-se necessário um opt-in! Isso pode ser feito por meio de formulários de processos seletivos ou mesmo na hora da matrícula.

Aprovação de Templates

Todo template que desenvolver para enviar é preciso passar por uma análise do app. Geralmente esse processo demora de 4h e 6h para ser realizada. Por isso, se você tem uma campanha com data e horário marcado, é importante ficar de olho nesse prazo, ok?

Em suma, aqui falamos sobre os benefícios do WhatsApp nas interações com todos os públicos de interesse e demos alguns exemplos de réguas de relacionamento que são importantes para o sucesso de qualquer instituição de ensino.

Mas vale lembrar que para todo esse processo dar certo, é importante contar com tecnologias que te ajudem a dar conta de toda a demanda. Conforme falamos antes, os chatbots são um ótimo começo.

Por isso, sugerimos a leitura do nosso texto sobre chatbots para WhatsApp. Além, claro, do nosso e-book gratuito sobre esses assistentes virtuais tão importantes para qualquer negócio. 

Boa leitura e que suas réguas de relacionamento por WhatsApp sejam um sucesso!