Fluxograma de processos: o que é e como montar um

É muito comum precisar tomar decisões dentro de uma empresa, nas mais diversas situações. Algumas delas costumam ter várias etapas, dependendo da decisão do cliente. Dessa forma, existe uma maneira de organizar um passo a passo, para que todos entendam o funcionamento. Saiba agora o que é e como montar um fluxograma de processos.

O que é um fluxograma de processos?

O fluxograma de processos, basicamente, é uma representação gráfica usada para descrever os passos e etapas em algum processo da empresa. Por isso, ela funciona muito bem para qualquer companhia, e situação de gerenciamento. 

Quando o fluxo é bem planejado, as tarefas são executadas de forma precisa e com base nos dados e informações que você fornece ao seu time. Além disso, são utilizadas figuras geométricas ou elementos semelhantes para facilitar o entendimento de todos.

Em empresas onde há diversas etapas e processos, esse procedimento pode contribuir muito com a gestão e melhoria no trabalho da equipe.

Qual a importância do fluxograma de processos e como usar?

O fluxograma de processos é muito importante para organizar os procedimentos da empresa. Por isso, cm esse tipo de gerenciamento a sua equipe entende o que precisa fazer e de que forma, dependendo de cada situação. Confira as formas de usar essa ferramenta na sua empresa.

Como usar o fluxograma de processos na sua empresa?

Veja abaixo algumas das principais aplicações e utilidades do fluxograma de processos, que vão melhorar muito as atividades da sua equipe.

• Padronizar processos: com essa padronização, todos conseguem saber o que precisam fazer e, principalmente, agiliza a resolução de problemas;
• Justificam cada etapa: os colaboradores conseguem entender os motivos pelos quais eles precisam agir daquela forma e qual será o resultado do contato;
• Melhorar os processos: com a definição de um fluxo, você verá em quais etapas é possível fazer uma otimização para que o atendimento e resolução de problemas seja ainda melhor.

Agora que você conhece os usos e vantagens que o fluxograma oferece, chegou a hora de entender mais sobre os símbolos que compõem o método.

Quais são os símbolos mais usados no fluxograma de processos?

Para que o seu projeto saia da forma ideal, é preciso conhecer mais um pouco sobre o fluxograma de processos. Como você já sabe, são usados desenhos ou símbolos nesse modelo, confira os principais.

• Início ou fim (Cilindro) – Esse símbolo é usado toda vez que um processo for começar ou terminar;
• Decisão (Losango) – É a etapa onde ocorre uma escolha. Ela vai influenciar diretamente na sequência do fluxograma;
• Processo (Retângulo) – É usado para a indicar as etapas do fluxo contínuo dentro do processo e costuma marcar as etapas que são fundamentais;
• Fluxo de linha (Seta) – Ela indica o caminho que o fluxo deve seguir após alguma etapa ser finalizada.

Depois de conhecer os símbolos e entender para o que cada um deles serve, vamos para a montagem.

Como montar o seu fluxograma de processos?

É importante saber que, de uma forma geral, o fluxograma de processos possui um início, um meio e um fim. Confira o que deve conter em cada um desses momentos:

• Início: onde ocorrem as entradas e contatos para que o processo comece;
• Meio: é o processo em si, ou seja, todas as atividades, decisões e soluções realizadas durante o fluxo;
• Fim: é a saída, quando tudo o que você planejou foi executado.

Sobre o uso dos símbolos, mostramos apenas quatro deles, mas é importante ressaltar que há muitos. Mas fica essa dica aqui, o uso de muitos ícones pode atrapalhar a leitura e a análise do diagrama, o que não vai ser efetivo.

Por isso, para que o seu fluxograma tenha sucesso, é importante que você faça um bom planejamento de tudo, verifique cada uma das etapas necessárias e, claro, busque a otimização das etapas.

Feito isso, é preciso saber quais etapas existem dentro da sua empresa e a relação entre elas. Se você não souber ou não tiver um bom domínio da situação, também há o risco de os procedimentos não funcionarem.

Para facilitar o seu entendimento, confira alguns modelos mais usados para a construção de um fluxograma de processos.

Fluxograma de processo linear

Esse diagrama exibe a sequência de trabalho com a inserção de pontos de decisão durante o fluxo. Ele auxilia na percepção de retrabalhos, etapas repetidas e funciona muito bem para o atendimento, já que a cada escolha do cliente, as ações são modificadas.

Fluxograma de processo funcional

Nesse caso, há a divisão entre áreas e departamentos de uma empresa. É muito comum quando há uma única entrada de contato, mas várias atividades ao longo da interação. Durante um atendimento, o cliente pode falar com a área de cadastro, vendas, ouvidoria, entre outras. Dessa forma, o fluxo vai por esse caminho.

Para ajudar nessas etapas de interação com o cliente, você pode conferir o nosso e-book com um guia de atendimento, que vai elevar muito o contato com os consumidores.

Como você pode perceber o uso do fluxograma de processos contribui muito para qualquer empresa. Uma boa forma de utilizar o seu e ainda reduzir custos, diminuir o tempo de espera e solucionar problemas com agilidade é combinar esse método com o uso de chatbots.

Com o uso desses robôs e fazendo o organograma correto, a sua equipe ficará livre para fazer os atendimentos, enquanto os bots solucionam as questões mais simples, até que seja solicitada a intervenção de um humano. Para aproveitar melhor essa ferramenta, conte com uma empresa que entende do assunto, como a New Way.

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Com esta solução de atendimento digital com chatbot, você pode unificar o atendimento ao cliente em um mesmo painel, deixando o trabalho da sua equipe mais tranquilo e fácil. Dessa maneira, é possível notar agilidade no processo de Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC). 

Além disso, o Mktzap é ideal para empresas pequenas, médias e grandes e possui planos de adesão acessíveis para públicos variados. Agora, é só montar o seu fluxograma de processos e aproveitar todas as facilidades do atendimento com o chatbot. Entre em contato com um de nossos consultores e faça agora a sua cotação.