5 vantagens em adotar um chatbot para a comunicação interna da sua empresa

5 vantagens em adotar um chatbot para a comunicação interna da sua empresa

03 July 2020

São diversos os desafios enfrentados pelos times responsáveis pelo relacionamento com os colaboradores. Mas há algum tempo diversas equipes vêm adotando o chatbot para comunicação interna e são muitas as vantagens. Vamos conferir?

Muitas tecnologias vêm surgindo para auxiliar a área de gestão de pessoas. E uma que vem se destacando é o uso de chatbot para comunicação interna. Você já pensou nessa solução para a sua operação?

Embora muitas empresas utilizem os chatbots para atendimento ao cliente, eles estão ganhando cada vez mais espaço em diversas outras áreas. Isso porque a capacidade de desempenhar atividades repetitivas de maneira automática os tornam excelentes assistentes.

Em vista disso, muitos times de RH estão adotando os bots para otimizar o trabalho da comunicação interna – tão importante para manter colaboradores e empresas na mesma página.

Mas você deve estar pensando: como aproximar os times da minha empresa usando robôs, sendo que a interação precisa ser cada vez mais humana e personalizada? Nós temos essa resposta!

Com o passar do tempo os chatbots foram sendo aprimorados e outras soluções foram sendo embarcadas em suas funcionalidades. É o caso da Inteligência Artificial (IA) e do Machine Learning.

Dessa maneira, os bots passaram a se comportar cada vez mais de maneira parecida com a dos humanos. Mas, tendo como vantagem ações mais ágeis em um curto espaço de tempo.

Os principais desafios da comunicação interna

Antes de mais nada, é importante dizer os motivos que estão levando diversos times que lidam com a comunicação interna a adotarem essa tecnologia. Afinal, quais são os principais desafios enfrentados por eles? Abaixo, listamos os principais:

Falta de interação

Em primeiro lugar, uma das dificuldades mais sentidas é a falta de interação dos colaboradores com a empresa. E isso se deve ao fato de que ferramentas tradicionais como jornal mural e revistas, não abrem as portas para o diálogo.

Dessa maneira, a comunicação se torna um disparo de conteúdos que, em muitos casos, nem chegam a ser acessados pelos destinatários. Ou, mesmo quando ela é obtém sucesso, o colaborador não tem um canal aberto para dialogar sobre aquelas informações recebidas.

Comunicação limitada

Por muitas empresas contarem com colaboradores atuando em diversos locais geográficos ou mesmo entre o escritório e a “rua”, muito da comunicação fica limitada. Isto é, dependendo do canal de comunicação, muitas informações ficam restritas à e-mails ou intranet, por exemplo.

Consequentemente, aqueles que estão fora do ambiente corporativo, provavelmente nem sequer se darão conta desses conteúdos – que muitas vezes são de extrema importância. 

Por isso, muitos times de RH buscam alternativas para que a comunicação fique cada vez mais acessíveis. Independente do local que os colaboradores estejam trabalhando.

Baixo engajamento

Como comentamos anteriormente, muitas veículos de comunicação tradicionais não permitem a interação entre empresa e colaboradores. Isto é, a mensagem que seu time quer passar está sendo enviada/exposta, mas as pessoas não têm a chance de comentar ou indagar sobre algum ponto.

Por isso, o engajamento é muito baixo já que os funcionários não possuem uma porta aberta para participar dessa comunicação. É por isso que muitas vezes a rádio peão se instala em diversas organizações.

Afinal, como incentivar a participação dos times se não há um canal direto para isso? Ou mesmo quando tem,mas existem diversos obstáculos para conseguir esse contato? É provável que o engajamento nunca vá acontecer.

Informações paradas

A sua empresa também delega as principais informações para líderes ou gestores passarem às suas equipes? Como no caso de alguma mudança que ocorrerá na empresa ou benefício que será disponibilizado?

Se a resposta foi positiva, é bem provável que muitas dessas informações não tenham sido passadas. Isso porque, com a correria do dia a dia, o líder de uma equipe tem diversas outras atividades ocorrendo e um comunicado ou outro pode passar batido.

Desse modo, os colaboradores ficam sem saber o que está acontecendo ou entra em cena a rádio peão – o que, como vocês bem sabem – não é bom e nem confiável. Por isso, essa é uma demanda que tem que ficar com o RH.

Respostas demoradas

Diversas dúvidas ou solicitações chegam ao time de gestão de pessoas diariamente, mas é quase impossível atender a todas. E convenhamos que isso é muito ruim já que nos acostumamos a ter respostas quase que imediatas.

Em razão disso, um dos grandes desafios é tornar a comunicação com os colaboradores mais rápida e de fácil acesso – sem ter que fazê-los esperar dias para ter um retorno sobre qualquer assunto.

chatbot para comunicação interna

5 benefícios da adoção do chatbot para comunicação interna

Se você faz parte do time encarregado pela comunicação, com certeza se identificou com os desafios enfrentados por grande parte das empresas. 

Mas, a boa notícia é que todas eles podem ser facilmente superados com a adoção do chatbot para comunicação interna. Sim, os robôs estão aqui para te auxiliar nesses processos.

A fim de te convencer disso, separamos 5 motivos para adotar um chatbot para sua comunicação interna.

1- Agilidade no fluxo de informações

Sabe aqueles problemas quanto à informações paradas e comunicação limitada? Pois então, a adoção de chatbots para a comunicação interna vai deixá-los no passado.

Devido à automação, é possível disparar mensagens e informações automáticas para diversos canais de comunicação. E isso incentiva que novas ferramentas sejam adotadas como, por exemplo, o WhatsApp.

Dessa maneira, independente do local que seu funcionário estiver, com certeza ele terá acesso mais fácil às informações, sem precisar ficar acessando email ou intranet. Afinal, quanto mais facilitamos a vida de todos melhor, não é mesmo?

Além disso, todos os conteúdos que precisam ser disseminados, podem ser enviados quando for necessário, basta configurar seu chatbot para isso.

2. Aumento da interação e engajamento

Com a adoção de chabot para comunicação interna, é possível criar um canal de via de mão dupla com seus colaboradores. Como comentamos, por meio do relacionamento digital, tem-se a chance do usuário responder a qualquer mensagem.

Assim, é possível criar um avatar, como fez a Coca-Cola Andina. A Dina, como é chamada, aumentou consideravelmente a interação e engajamento dos funcionários por meio do WhatsApp.

Muita gente acredita que ela nem é um chatbot de tão próxima que ficou com a maioria das pessoas – o que quebra aquele pré-conceito de pensar que usando um robô a relação ficaria distante.

3. Disponibilidade 24×7

Outro fator bastante interessante na adoção de chatbot é a possibilidade de um canal de comunicação disponível 24 horas por dia, 7 dias na semana. Com o desenvolvimento de um menu, os colaboradores poderão tirar as principais dúvidas ou fazer solicitações sem esperar pelo dia seguinte.

Dessa maneira, o bot facilita diversas ações que antes precisavam ser realizadas no horário comercial por alguma pessoa responsável. Com sua adoção, há uma agilidade para ambos os lados.

4. Rapidez nas respostas

Com o avanço da tecnologia as pessoas se tornaram ainda mais impacientes e imediatistas para tudo – desde consumo de conteúdo até na realização de compras. E esse comportamento se estende às outras frentes da vida, inclusive a corporativa.

Portanto, as respostas para qualquer demanda precisa ser ágil e isso pode ser feito com o auxílio do chatbot. Como vimos antes, com gatilhos pré-estabelecidos, as dúvidas mais frequentes e solicitações são atendidas prontamente. 

Porém, caso esse contato precise de algo que não é frequente, ele poderá receber uma resposta dizendo que terá retorno em breve. Assim, ao mesmo tempo que o colaborador fica satisfeito em saber que será atendido, seu time receberá as demandas já filtradas e que realmente são mais complexas.

5. Redução de gastos

Segundo a pesquisa realizada pela Juniper Research, as empresas que investirem em chatbot para comunicação interna chegarão a economizar juntas até 2022, aproximadamente U$8 bilhões de dólares a cada ano. É muito dinheiro!

Visto que o chatbot pode desenvolver diversas atividade repetitivas ao mesmo tempo, a sua equipe pode ser mais enxuta e se dedicar a tarefas mais complexas. Por isso, a tendência é um ganho de produtividade e uma diminuição de gastos com mais pessoas.

Bom, agora que você já viu um pouquinho sobre os motivos que levam diversas equipes de RH a adotarem os chatbots na comunicação interna, é hora de avaliar o seu processo.

Caso ainda tenha dúvidas, convidamos você a ler sobre como a Volvo melhorou a comunicação interna usando o MKTZAP – nossa plataforma de atendimento digital que utiliza chatbots para automação das mensagens.

É hora de reinventar e aumentar a interação com o time interno, pois é a partir dele que uma empresa conseguirá entregar produtos e serviços melhores. Você já está nessa revolução?

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